La valutazione dei sistemi informativi adeguati alle proprie esigenze

La prima necessità per una buona scelta è quella di avere ben chiare le aspettative dell’azienda nei confronti del nuovo sistema: a quali attuali mancanze dovrà sopperire? Quali processi e attività dovrà supportare? A partire da una mappatura del processo aziendale, è possibile identificare su quali aree porre l’attenzione. Tracciamo un elenco di attività (non necessariamente esaustivo) che caratterizzano l’assistenza post vendita: gestione delle chiamate cliente, pianificazione interventi, esecuzione interventi, compilazione rapporto, gestione acquisti ricambi, gestione magazzino, fatturazione e contabilità, misura prestazioni, comunicazione.

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La valutazione dei requisiti informativi aziendali consiste nel considerare, per ciascuna di queste attività, i seguenti elementi.
• Utilità e/o convenienza derivante dalla scelta di informatizzare. Nonostante i benefici derivanti dall’informatizzazione siano sempre più evidenti non è detto a priori che sia necessario informatizzare tutte le attività di un processo. Un’attenta valutazione permette di individuare su cosa concentrarsi prioritariamente.
• I punti di forza e debolezza dell’attività (valutazione a livello strategico). La domanda da porsi a tale riguardo è “Come potrebbe l’automatizzazione dell’attività accrescere i vantaggi o ridurre le criticità nella gestione dell’attività?”
• Chi dovrà fare che cosa e come (valutazione a livello operativo). L’introduzione di un sistema che renda efficace ed efficiente lo scambio informativa consente di apportare modifiche alle attività operative; può essere molto utile agire in modo da alleggerire il carico di attività sulle risorse maggiormente cariche.

L’insieme di queste considerazioni ci consente di individuare le necessità aziendali e le principali aree su cui concentrare l’informatizzazione.

A partire dall’identificazione delle aree, l’azienda dovrà poi esplicitare nel dettaglio tutto ciò che si richiede allo strumento di fare, indicando input, output, interfacce, vincoli, etc.
Le due attività di valutazione requisiti e identificazione specifiche funzionali sono, ad oggi, spesso ancora trascurate dalle piccole aziende, che hanno poca confidenza con l’analisi dei propri processi aziendali e tendono a considerare prima le potenzialità che gli strumenti offrono piuttosto che le proprie reali esigenze.

L’ultima attività riguarda l’individuazione del prodotto e del partner fornitore, risultato di un attento processo di selezione.
È bene sottolineare che il risultato della selezione è l’identificazione di una coppia prodotto-fornitore e non semplicemente di un prodotto o di un’azienda fornitrice. Questo è importante in quanto tipicamente:

• lo stesso pacchetto software (soprattutto per i pacchetti considerati standard e diffusi su larga scala) può essere fornito da più aziende diverse;
• lo stesso fornitore può proporre pacchetti alternativi (sia pacchetti distribuiti su larga scala, che pacchetti ad hoc, costruiti sulle specifiche del cliente, con i vantaggi e gli svantaggi che questo comporta).

La valutazione pertanto è il risultato dell’incrocio di valutazioni a livello di pacchetto (ovvero il sistema informativo), a livello di fornitore, e a livello complessivo (quali ad esempio le valutazioni riguardanti i costi).
A livello di prodotto (sistema informativo), disponendo delle specifiche funzionali, è necessario valutare quanto bene le soluzioni prese in esame sono in grado di rispondere alle specifiche; è chiaro che essere molto precisi nella
definizione delle specifiche rappresenta un ottimo punto di partenza per la valutazione dei pacchetti. La valutazione della capacità di rispondere alle esigenze può essere fatta a livello qualitativo o quantitativo.

Se si sceglie l’approccio quantitativo, più preciso e corretto, è necessario definire una scala (ad es. da 1 a 10) ed attribuire punteggi che esprimano la capacità del pacchetto di rispondere a ciascuna delle specifiche. Infine, per ottenere un indice che quantifichi la capacità dello strumento di rispondere alle esigenze complessive, è molto utile ricavare una media, pesata sulla base dell’importanza relativa (espressa in %) di ciascun requisito funzionale sul totale.
A livello di fornitore, invece, è necessario considerare che il rapporto con l’azienda produttrice di software è tipicamente un rapporto di partnership che perdura per lunghi periodi; è infatti ragionevole e auspicabile che il sistema di cui ci si intende dotare possa rispondere alle esigenze aziendali per un periodo di almeno 3-5 anni (oltre è effettivamente possibile che le esigenze aziendali cambino).